ALPEN-Methode: So nutzen Sie Ihre Zeit effektiver

Stephanie Ernst
·Lesedauer: 5 Min.

Der Tag ist vorbei und wieder ist einiges liegen geblieben? GALA verrät, warum die ALPEN-Methode Ihr Zeitmanagement sofort verbessern wird.

ALPEN-Methode: Frau sitzt auf dem Bett und arbeitet am Laptop.
ALPEN-Methode: Frau sitzt auf dem Bett und arbeitet am Laptop.

Möchten Sie am Ende des Tages zufriedener ins Bett fallen? Wer möchte das nicht! Aber oft sind wir eher unzufrieden, weil etliche To-Do’s nicht erledigt worden sind. Sie wissen ja selbst, wie schwierig es sein kann, wenn man in jedem Lebensbereich mit Herausforderungen konfrontiert ist. Da wünscht man sich manchmal, dass der Tag 30 und nicht 24 Stunden hat!

Aber es gibt eine gute Nachricht: Mit einem cleveren Zeitmanagement können Sie tatsächlich dafür sorgen, dass Ihnen im Alltag mehr Zeit bleibt und Sie sich weniger gehetzt fühlen. Denn wie heißt es so schön: Zeit hat man nicht, Zeit macht man. Eine bewährte ­– und deshalb empfehlenswerte – Zeitmanagement-Technik nennt sich die ALPEN-Methode. Keine Sorge, mit Skifahren oder Wandern hat sie erstmal nichts zu tun. Sie müssen sich also nicht in die Natur stürzen – dafür eher auf Ihre To-Do-Liste. Denn diese sollte nach der ALPEN-Methode etwas anders geführt werden, als wir es gewohnt sind.

Die ALPEN-Methode: Daher kommt der Name

Die ALPEN-Methode hilft Ihnen dabei, sich im Alltag besser zu organisieren und Ihr Zeitgefühl zu verbessern. Oft wissen wir zwar, was wir zu tun haben, aber wir machen uns kaum Gedanken darüber, wie viel Zeit die Aufgaben kosten werden. Und dadurch passieren uns regelmäßige Planungsfehler, die dazu führen, dass wir uns am Ende des Tages gestresst aufs Sofa fallen lassen. Das muss nicht sein – die ALPEN-Methode verhindert Überforderungen und verbessert Ihren Tagesablauf.

Wahrscheinlich fragen Sie sich, was denn nun der Name dieser Strategie zu bedeuten hat. Und hier kommt die Auflösung: Das Wort ALPEN ist ein Akronym für die fünf Arbeitsschritte der ALPEN-Methode. Sehen Sie selbst:

  1. Aufgaben und Aktivitäten aufschrieben

  2. Länge abschätzen

  3. Pufferzeiten planen

  4. Entscheidungen treffen

  5. Nachkontrolle

Kombiniert man die fünf Anfangsbuchstaben, entsteht das Wort ALPEN. Eine gute Eselsbrücke, mit der man sich die einzelnen Schritte der ALPEN-Methode besser merken kann. Was bedeuten die einzelnen Aufgaben im Detail? Dazu kommen wir jetzt.

ALPEN-Methode: Schritt für Schritt ans Ziel

Im Gegensatz zu anderen Zeitmanagement-Methoden, ist die ALPEN-Methode recht schnell durchführbar. Irgendwann werden Ihnen die fünf Schritte so sehr ins Blut übergehen, dass Sie gar nicht mehr bewusst darüber nachdenken müssen. Sie bauen logisch aufeinander auf. Am Anfang lohnt es sich aber recht penibel darauf zu achten, dass man keinen Schritt vergessen hat. Nur dann zeigt die Methode Wirkung.

1. Alle Aufgaben aufschreiben

Wir starten mit einer recht klassischen To-Do-Liste. Sie notieren, was am Tag ansteht und welche Termine, Aufgaben und Aktivitäten Ihre Aufmerksamkeit benötigen. So schreiben viele von uns wahrscheinlich ohnehin Ihre To-Do-Liste – aber bei der ALPEN-Methode ist das lediglich der allererste Schritt.

2. Die Länge abschätzen – ein wichtiger Punkt der ALPEN-Methode

Hier kommt der erste wichtige Schritt ins Spiel, der Sie dazu bringt, über Ihre Zeitplanung nachzudenken. Sie müssen jeder Aufgabe nun eine Länge, also einen Zeitrahmen, zuordnen. Jetzt könnte folgender Einwand aufkommen: „Aber ich weiß doch nicht, wie lange ich dafür brauche!“ Nicht vergessen: Zeit hat man nicht, Zeit macht man. Sie entscheiden, wie viel Zeit Sie mit dieser Aufgabe verbringen möchten. Lassen wir ein offenes Ende, ist die Gefahr groß, dass wir uns zu lange mit etwas beschäftigen, was den Aufwand gar nicht benötigt. Außerdem neigen wir dann auch dazu, zu trödeln. Schritt Nr. 2 ist also essenziell.

3. Pufferzeiten planen

In diesem Punkt unterscheidet sich die ALPEN-Methode von zahlreichen anderen Zeitmanagement-Techniken. Im dritten Schritt geht es darum, ganz bewusste Pufferzeiten einzuplanen. Jeder von uns kennt die Situation: Da liegt diese wunderschön aufgestellte To-Do-Liste vor uns – und auf einmal ist das Kind krank, der Kollege fällt aus oder ein plötzlicher Auftrag kommt rein und die ganze Planung kommt durcheinander. Um solche unvorhersehbaren Zeitverluste aufzufangen, gibt es die Pufferzeiten.

Laut der ALPEN-Methode sollten Sie nur etwa 60 Prozent der Zeit ganz konkret mit Ihrer Zeit verbringen. 20 Prozent sollten als reine Pufferzeit angesetzt werden. Und jetzt noch eine schöne Nachricht: Die restlichen 20 Prozent dürfen Sie verquatschen! Sie sollten für „soziale Aktivitäten“ eingesetzt werden, damit wir uns zwischen dem Meer aus Aufgaben auch mal erholen und auftanken können. Ein besonders schönes To-Do innerhalb der ALPEN-Methode, finden Sie nicht?

Tipp: Pufferzeiten müssen Sie nicht zwingend auf Ihre Aufgaben-Liste schreiben. Achten Sie nur darauf, dass Ihre To-Do's nicht alle zeitlich hintereinander aufgereiht werden – sonst gibt’s keinen Puffer.

4. Entscheidungen treffen mit der ALPEN-Methode

Auf Ihrer To-Do-Liste stehen nun Aufgaben und Zeiten. Was folgt nun? Natürlich die Umsetzung! Dafür müssen wir uns aber erstmal für ein To-Do entscheiden. Was sollte heute unbedingt erledigt werden und was kann noch warten? Laut der ALPEN-Methode müssen Sie nach Gefühl entscheiden, was für Sie am wichtigsten ist. Wenn Sie noch etwas mehr Nachhilfe im Priorisieren gebrauchen können, sollten Sie sich auch die ABC-Methode ansehen. Diese schult Sie darin, schneller zu erkennen, was wirklich wichtig ist.

5. Die Nachkontrolle verbessert Ihr Zeitmanagement

Wir alle wissen: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Überprüfen Sie am Ende des Tages Ihre To-Do-Liste – auch dieser Schritt wird oft vergessen. Wir stellen die Aufreihung fertig und lassen Sie liegen, ganz typisch. Ein Check ist aber wichtig, um zu lernen, was funktioniert hat und was nicht. Nehmen Sie sich also kurz Zeit und haken Sie am Abend alle erledigten Aufgaben ab (wenn Sie es davor nicht ohnehin schon gemacht haben).

Am besten notieren Sie gleich in einer neuen Liste, wenn Aufgaben liegen geblieben sind. Das sollte im Laufe der Zeit allerdings immer seltener vorkommen. Schließlich lernen Sie durch die ALPEN-Methode, To-Do’s zeitlich besser einzuschätzen und optimieren dadurch Ihre Planungsfähigkeit. Je öfter Sie die ALPEN-Methode durchführen, desto besser werden Sie im managen Ihrer Zeit!

Jetzt wissen Sie, was hinter der ALPEN-Methode steckt. Kennen Sie außerdem schon die SMART-Methode? Eine clevere Workflow-Taktik, mit der Sie Ziele richtig aufstellen können. Hier erfahren Sie außerdem, wie Sie Stress abbauen können, wenn er Sie überfallen hat.