Es gibt klare Etikette-Regeln für berufliche Telefonate – doch nicht jeder kennt sie

Telefonanrufe sind am Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken, aber sie sollten für bestimmte Anlässe aufgespart werden, erklären die Experten für Umgangsformen. - Copyright: tomazl/Getty Images
Telefonanrufe sind am Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken, aber sie sollten für bestimmte Anlässe aufgespart werden, erklären die Experten für Umgangsformen. - Copyright: tomazl/Getty Images

Im Zeitalter von Textnachrichten, E-Mails und Slack-Pings kann sich ein Telefongespräch wie ein persönlicherer – und potenziell aufdringlicher – Akt anfühlen als in früheren Jahrzehnten. Aber auch wenn Telefonate in unserem Privatleben in Ungnade fallen, sind sie in der Arbeitsumgebung nicht ausgestorben. Experten für Umgangsformen sagen, dass Telefonanrufe im Büro immer noch notwendig sind – es gibt nur eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort für sie.

Business Insider sprach mit zwei Experten über den Stand der Dinge bei Telefongesprächen am Arbeitsplatz im Jahr 2023. Einige jüngere Menschen haben Angst vor Telefongesprächen, da ihre sozialen Fähigkeiten unter der Pandemie gelitten haben. Junge Berufstätige nehmen so zum Teil an Kursen teil, um zu lernen, wie man mit Kollegen umgeht und E-Mails schreibt, nachdem sie ihre letzten Studienjahre auf Zoom verbracht haben.

"Textnachrichten und E-Mails sind praktisch für den schnellen Austausch"

Lisa Grotts, die seit 23 Jahren als Trainerin für Umgangsformen tätig ist, erklärte Business Insider, dass Technologien wie das Smartphone die Kommunikation in den vergangenen Jahrzehnten offensichtlich verändert haben. "Die Festnetznummer wurde durch das Mobiltelefon ersetzt. Dadurch kann man überall und zu jeder Zeit kommunizieren – was bedeutet, dass es überall weniger Grenzen gibt", sagte sie.

Infolgedessen bevorzugen Arbeitnehmer – vor allem jüngere – sofortige Textnachrichten gegenüber langwierigen Telefonaten oder E-Mails. "Textnachrichten und E-Mails sind praktisch für den schnellen Austausch und die Dokumentation, aber Anrufe am Arbeitsplatz sind immer noch wichtig für bestimmte Situationen, wie komplexe Diskussionen, heikle Angelegenheiten oder wenn ein Gespräch in Echtzeit effizienter ist", so Grotts zu Business Insider.

Findet heraus, welchen Kommunikationsstil eure Kollegen haben

Was eine Warnung vor einem Anruf angeht, so ist es laut Grotts eure Aufgabe, den bevorzugten Kommunikationsstil eurer Kollegen zu verstehen. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ist das Versenden einer SMS ein sicherer Anfang. "Es kommt ganz auf den persönlichen Kommunikationsstil an", sagt Grotts, "es ist keine schlechte Idee, jemandem eine SMS zu schicken und zu fragen, ob es ein guter Zeitpunkt ist, um anzurufen."

Kraig Kleeman, Gründer und CEO von The New Workforce, hat zwölf Jahre Erfahrung im Coaching von Arbeitnehmern in Sachen Telefonkommunikation. SMS sind zwar effizient, aber manche Gespräche erfordern die "persönliche Note" eines Telefonats, sagt er. "Er bietet etwas Einzigartiges, das Textnachrichten nicht ersetzen können", so Kleeman: "Wir lieben zwar unsere digitalen Werkzeuge, aber Telefonate helfen uns, in einer zunehmend digitalen Welt miteinander in Kontakt zu treten, Dinge zu klären und effektiv zu kommunizieren."

Telefonate sind für den Aufbau einer Verbindung gut geeignet

Sie eignen sich am besten für kritische Informationen, Krisenmanagement, Erreichbarkeit für diejenigen, die mit schriftlicher Korrespondenz Schwierigkeiten haben und den Aufbau einer Verbindung, so Kleeman. "Auch wenn man die andere Person nicht sehen kann, kann man doch nonverbale Signale wie Pausen, Lachen oder Seufzen wahrnehmen. Diese Hinweise helfen euch zu verstehen, was vor sich geht", so Kleeman zu Business Insider.

Es ist auch eine gute Praxis, nach einem Telefonat eine E-Mail zu schreiben, die das Gespräch zusammenfasst und die nächsten Schritte klarstellt, erklärt Kleeman. Dadurch wird die Möglichkeit vermieden, dass eure Worte missverstanden werden. Und es mag nicht überraschen, dass der Chef einer Telefongesellschaft – wenn auch einer, die sich zu einem ausgewachsenen Telekommunikationskoloss entwickelt hat – immer noch am Telefon spricht.

Ein Skript kann euch beim Telefonieren helfen

Der CEO von Verizon Communications, Hans Vestberg, führt etwa 30 Arbeitsanrufe pro Woche mit "Menschen, die einen Unterschied machen" im Unternehmen, wie CNBC berichtete. Vestberg sagte vergangene Woche, dass die wöchentlichen Telefongespräche mit diesen 30 Personen die Bindung zu seinen Mitarbeitern stärken – selbst wenn er nur fragt, was sie gerade machen.

Alternative Home Office
Alternative Home Office

Wenn ihr nicht so gesprächig seid wie Vestberg und euch davor fürchtet, beruflich zu telefonieren, rät Knigge-Beraterin Grotts, sich ein Skript zurechtzulegen, bis ihr das Selbstvertrauen habt, es allein zu tun. "Übung macht den Meister, je mehr Erfahrung ihr habt, desto leichter wird es", sagt Grotts zu Business Insider.

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