Nebenkostenabrechnung 2024: Falsche Abrechnung bringt Mietern Geld
Die Nebenkostenabrechnung ist alljährlich eine lästige Pflicht für Vermieter. Kein Eigentümer, der eine Wohnung vermietet, kommt jedoch darum herum, die detaillierten Abrechnungen an Mieter zu verschicken. Schließlich können nur so zu viel geleistete Vorauszahlungen erstattet und vor allem auch Nachzahlungen eingefordert werden. Mieter sollten dabei genau hinsehen, denn viele Abrechnungen sind formell oder inhaltlich falsch.
Das Wichtigste in Kürze
Die Nebenkostenabrechnung muss jährlich und fristgerecht erfolgen, um Überzahlungen zurückzuerstatten oder Nachzahlungen zu fordern.
Nicht alle Nebenkosten sind als Betriebskosten umlagefähig. Vermieter können also nicht alle entstehenden Kosten an ihre Mieter weiterreichen.
Mieter sollten die Abrechnung genau prüfen und haben ein Jahr Zeit, Einspruch zu erheben. Nachforderungen sind innerhalb von 30 Tagen zu zahlen, auch unter Vorbehalt bei vermuteten Fehlern.
Die Abrechnung muss klar und verständlich sein und wichtige Details wie Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel und Kosten je Art enthalten. Mieter können Belege auf Verlangen einsehen.
Bei der Nebenkostenabrechnung gilt es, besonders penibel zu sein. Ungenauigkeiten und Fehler können sich hier schnell rächen. Im schlimmsten Fall kann eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung dazu führen, dass Vermieter auf den Kosten sitzen bleiben, die eigentlich der Mieter hätte übernehmen müssen.
Obwohl hinreichend bekannt ist, dass die Abrechnung korrekt erfolgen muss, enthält durchschnittlich jede zweite Abrechnung Fehler. Damit nicht auch Sie in die Fehlerfalle tappen, haben wir die wesentlichen Hinweise für Sie gesammelt, informieren über die Rechte und Pflichten des Vermieters und nennen die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung. Genau diese Punkte sollten Sie auch als Mieter auf dem Schirm haben, denn der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung kann sich bezahlt machen.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Sind im Mietvertrag Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart, muss eine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter erstellt werden. Wann dies geschehen muss, ist in § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) eindeutig geregelt: Zwar gibt es keinen festen Abrechnungszeitraum, der beispielsweise immer dem Kalenderjahr entspräche, es ist jedoch festgelegt, dass die Abrechnung jährlich erfolgen muss.
Wann muss die Nebenkostenabrechnung erfolgen?
Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Trifft sie später ein, können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Eventuelle Guthaben müssen dem Mieter allerdings auch bei verspäteter Erstellung ausgezahlt werden. Verpassen Sie diesen Termin daher auf keinen Fall.
Überschrift der Box Hinweis: Text
Für die Nebenkostenabrechnung 2023 bedeutet das also, dass Vermieter diese bis spätestens zum 31.12.2024 an die Mieter zustellen müssen. Wichtig ist dieses Datum vor allem, da es eine bis zu diesem Zeitpunkt korrekte Nebenkostenabrechnung voraussetzt.
Widerspruchsmöglichkeit: Bis wann kann der Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Hat der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten, kann er diese in aller Ruhe prüfen. Hat er Einwendungen, kann er sie bis zum Ablauf des zwölften Monats nach der Zustellung der Abrechnung erheben. Nach dieser Zeit hat der Mieter keine Möglichkeit mehr, dagegen vorzugehen.
Eventuell in der Nebenkostenabrechnung aufgeführte Nachzahlungen sind vom Mieter spätestens 30 Tage nach Erhalt des Schreibens zu begleichen. Dies gilt übrigens auch, wenn er Fehler in der Abrechnung entdeckt hat oder solche vermutet. In diesem Fall sollte der Mieter die Zahlung nur unter Vorbehalt leisten.
Inhalt: Was muss in der Nebenkostenabrechnung stehen?
Grundsätzlich sollte die Nebenkostenabrechnung schriftlich erfolgen. Dabei sind zwingend folgende Angaben zu machen:
Für welchen Abrechnungszeitraum gilt die Aufstellung?
Wie lautet der Verteilerschlüssel?
Wie hoch ist der Anteil des Mieters?
Welche Vorauszahlungen hat der Mieter bereits geleistet?
Wie hoch liegen die Gesamtkosten je Kostenart?
Bei den Gesamtkosten je Kostenart ist es nicht nötig, deren Zusammensetzung aufzulisten. Wollen Mieter wissen, wie diese Summe zustande kam, können sie die Belege dafür beim Vermieter einsehen. Diese müssen Vermieter Mietern auf Verlangen vorlegen können.
Ein weiter wesentlicher Hinweis zum Inhalt der Nebenkostenabrechnung ist, dass sie für den Mieter verständlich und auch übersichtlich gestaltet sein muss. Es gilt daher der Grundsatz für Vermieter, überflüssige Inhalte zu vermeiden.
Was ist der Verteilerschlüssel?
Der Verteilerschlüssel ist bei der Nebenkostenabrechnung entscheidend, denn durch ihn wird ermittelt, welcher Mieter zu welchem Anteil für die Nebenkosten aufkommen muss. Wird nichts anderes festgelegt, sind die Betriebskosten gem. § 556a BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.
Abweichend davon kann jedoch auch ein Verteilerschlüssel vereinbart werden, der sich an anderen Kriterien orientiert. Dies könnten zum Beispiel diese sein:
Verbrauch
Wohneinheiten
Zahl der in der Wohnung lebenden Personen
Kubikmeterzahl der Wohnung
Überschrift der Box Hinweis Text
Nebenkosten, die vom Mieterverhalten abhängen, sind laut Gesetz so umzulegen, dass sie dem unterschiedlichen Verbrauch entsprechen. Dies gilt beispielsweise für die Heizkosten oder auch den Wasserverbrauch.
Welche Nebenkosten kann der Vermieter abrechnen?
Wer als Vermieter die Abrechnung stellt, muss darin alle Nebenkosten aufführen, die im Mietvertrag festgehalten wurden und zu deren Übernahme der Mieter verpflichtet wurde. Grundsätzlich sind laut Gesetz 17 verschiedene Nebenkostenarten zulässig, die in § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) festgehalten sind:
Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
Wasserversorgung
Entwässerung
Heizung
Warmwasser
Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Aufzugskosten
Straßenreinigung und Müllabfuhr
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege
Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hauswart
Gemeinschaftsantenne oder Breitbandnetzanschluss
Einrichtungen für die Wäschepflege
Sonstige Kosten
Überschrift der Box Achtung Text
Ein besonderer Streitpunkt sind die sonstigen Betriebskosten. Die gesetzliche Unklarheit sorgt immer wieder dafür, dass Vermieter Kosten abrechnen, die nichts in der Nebenkostenabrechnung verloren haben.
Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Neben den bereits oben erwähnten Dingen, die Sie bei der Abrechnung beachten müssen, gibt es weitere Fallen, in die man als Vermieter tappen kann – und die jeder Mieter im Blick behalten sollte. Diese Fehler bei der Nebenkostenabrechnung sind besonders häufig:
Zu späte Abrechnung
Da die Nebenkostenabrechnung aufwendig ist, schieben sie viele Vermieter oft lang vor sich her. Die oben genannten Fristen sollte jeder Vermieter jedoch unbedingt einhalten, wenn er keine finanziellen Verluste riskieren will: Spätestens nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorliegen.
Ist dies nicht der Fall, müssen Mieter keine Nachzahlungen – die sich aus der Abrechnung ergeben – leisten. Es muss allerdings eine schriftliche Zurückweisung der verspäteten Nebenkostenabrechnung erfolgen.
Nebenkosten, die nicht im Mietvertrag stehen
Besonders häufig kommt es bei der Nebenkostenabrechnung zu dem Fehler, dass Posten aufgeführt sind, für die der Mieter laut Mietvertrag gar nicht aufkommen muss.
Als Vermieter prüfen Sie beim Abschluss des Mietvertrags genau, ob alle notwendigen Positionen aufgeführt sind, und achten Sie dann beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung darauf, dass Sie auch wirklich nur diese Kosten abrechnen. Als Mieter hilft ein Vergleich mit dem Mietvertrag.
Falscher Verteilerschlüssel
Ebenso ist es wichtig, dass in der Nebenkostenabrechnung kein anderer Verteilerschlüssel angesetzt wird als im Mietvertrag festgelegt ist.
Fehler bei der Umlage der Heiz- und Warmwasserkosten
Bei zahlreichen Betriebskosten kann nach dem Verteilerschlüssel abgerechnet werden, bei den Heizkosten und Warmwasserkosten sind Vermieter aufgrund der Heizkostenverordnung jedoch gezwungen, mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch umzulegen, der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche abgerechnet.
Hierfür müssen in den Wohnungen entsprechende Zähleinrichtungen vorhanden sein. Halten sich Vermieter nicht an diese Vorgabe, können Mieter die in Rechnung gestellten Kosten um mindestens 15 Prozent reduzieren. Das hat der BGH (Bundesgerichtshof) in einem Urteil aus dem Jahr 2003 entschieden (BGH VIII TR 67/03).
Überschrift der Box Entlastung durch Energiepreisbremsen Text
In der Heizkostenabrechnung als Teil der Betriebskostenabrechnung darf die Entlastung durch Energiepreisbremsen nicht fehlen. Zudem müssen Vermieter die Aufteilung der CO2-Kosten schlüssig darstellen – zumindest ein kleiner Vorteil für Mieter in schlecht sanierten Gebäuden.
Falscher Abrechnungszeitraum
Vor allem bei Mieterwechseln kommt es immer wieder zu Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung. Selbstverständlich darf jeder Mieter nur für die Kosten herangezogen werden, die in dem Zeitraum angefallen sind, in dem er die Wohnung genutzt hat.
Abrechnung nicht umlagefähiger Nebenkosten
Es dürfen nur umlagefähige Nebenkosten abgerechnet werden. Instandhaltungsmaßnahmen oder andere Aufwände, die nicht unter die in der Betriebskostenverordnung genannten 17 Kostenfaktoren fallen, dürfen Vermieter Mietern nicht in Rechnung stellen. Dies gilt übrigens selbst dann, wenn einer der ungültigen Posten im Mietvertrag enthalten ist.
Leerstehende Wohnungen werden nicht berücksichtigt
Steht eine Wohnung leer, darf diese nicht einfach in der Abrechnung und beim Verteilerschlüssel außen vor gelassen werden. Die Kosten für leerstehende Wohnungen trägt grundsätzlich der Vermieter.
Fehlende Angaben
Die Nebenkostenabrechnung ist mitunter recht umfangreich. Daher werden schnell Angaben vergessen, die jedoch zwingend enthalten sein müssen. Die unerlässlichen Inhalte sind:
Abrechnungszeitraum
Verteilerschlüssel
Anteil des Vermieters
Angabe der entrichteten Vorauszahlungen
Übersicht über einzelne Kostenpunkte
Gewerberäume werden mit abgerechnet
Werden Mietflächen im Haus gewerblich genutzt, dürfen diese nicht in die allgemeine Nebenkostenabrechnung integriert werden. Sie müssen separat abgerechnet werden.
Einzelne Kostenpositionen fehlen
Es genügt nicht, in der Nebenkostenabrechnung lediglich die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten insgesamt anzugeben. Der Mieter hat das Recht, die verschiedenen Kostenarten einzeln aufgeschlüsselt einzusehen. Nur so ist es ihm möglich, seinen Anteil daran nachvollziehen zu können. Und nur so kann er die Belege zu den genannten Kosten sinnvoll prüfen, die ihm der Vermieter auf Verlangen zur Einsicht zur Verfügung stellen müssen.
Wichtige Fragen zur Nebenkostenabrechnung 2024
