Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter und Mieter wissen müssen

In Sachen umlagefähigen Nebenkosten herrscht bei Mietern und Vermietern manchmal ein wenig Unsicherheit: Was gehört zu den Betriebskosten und was nicht? Stehen die Kosten für die Straßenreinigung, den Hausmeister, die Grundsteuer und die Verwaltungskosten auf der Liste? Wie funktioniert das mit der Nebenkostenabrechnung? Die Antworten auf diese und noch andere Fragen rund um die Kosten, die der Vermieter auf die Mieter umlegen kann, haben wir für Sie.

Das Wichtigste in Kürze

• Umlagefähige Nebenkosten werden auch Betriebskosten genannt.

• Was genau Betriebskosten sind, hat der Gesetzgeber in der Betriebskostenverordnung festgeschrieben.

• Es müssen vom Mieter nur die umlagefähigen Nebenkosten gezahlt werden, die im Mietvertrag stehen.

• Die Abrechnung der Kosten erfolgt meist in einem Kalenderjahr und basiert auf der Betriebskostenabrechnung. 
  

Was ist der Unterschied zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten?

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen die Betriebskosten einer Immobilie. Das sind alle Kosten, die durch die regelmäßige und bestimmungsgemäße Nutzung eines Gebäudes inklusive Nebengebäude, Grundstück, Einrichtung sowie Anlage entstehen. Deswegen können Vermieter diese Art der Nebenkosten auch teilweise auf die Mieter umlegen – das heißt, dass die Mieter einen Teil dieser Kosten bezahlen müssen. Wie viel Geld genau, legt der Verteilerschlüssel fest. 

Manche Themen rund um das Gebäude sind komplett umlagefähige Nebenkosten, andere nur teilweise. Bei den Versicherungen beispielsweise gehören die Haftpflichtversicherungen, die die Immobilie betreffen, zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Überschrift der Box Hinweis Text

Die Gebühren für die private Haftpflicht des Vermieters kann dieser jedoch nicht umlegen. Die Hausmeisterkosten können ebenfalls teilweise auf die Mieter umgelegt werden – aber nicht die Stunden, die der Hausmeister mit Verwaltungs- oder Administrationsarbeit verbringt.

Alle anderen anfallenden Kosten an und um ein Gebäude, wie beispielsweise die Instandhaltungskosten oder die Abrechnungen für Instandsetzungsmaßnahmen, sind keine umlagefähigen Nebenkosten. Ebenfalls aus dieser Auflistung fallen die privaten Kosten eines Vermieters die etwa wegen oder während der Verwaltungsarbeit seiner Immobilie anfallen, wie beispielsweise Telefon- oder Portokosten. Auch können Vermieter ihre eigene geleistete Arbeit nicht als Verwaltungskosten geltend machen und umlegen.  

Weitere nicht umlagefähige Nebenkosten sind:

• Kosten für die Neuanlage eines Gartens oder Neuanschaffung von Gartengeräten

• Die Arbeit eines Wach- und Schließdienstes

• Kosten für außerplanmäßige Reparaturen

• Bank- und Kontoführungsgebühren

• Die Anschaffung und der Einbau von Rauchmeldern.

Überschrift der Box Betriebskostenverordnung: Die gesetzliche Grundlage Text

In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgelegt, welche Kosten zu den umlagefähigen und welche zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen. Detailliert erfasst sind die 17 möglichen Kostenpunkte in § 2 der BetrKV. In § 1der Betriebskostenverordnung sind hingegen all die Kosten und Nebenkosten aufgelistet, die nicht umlagefähig sind.

Die umlagefähigen Nebenkosten im Detail

Zu den Betriebskosten, und damit zu den umlagefähigen Nebenkosten einer Immobilie, zählen die im Folgenden, alphabetisch aufgelisteten Kosten.:

Aufzug

Umlagefähige Nebenkosten sind Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Reinigung und Pflege. Im weitesten Sinne also die Instandhaltung des Aufzugs.

Beleuchtungskosten

Die Kosten für die Beleuchtung, die in den von allen Mietern genutzten Räumen und Anlagen entstehen, sind Ausgaben der Rubrik Betriebskosten.

Brennstoffkosten

Bei einer zentralen Heizungsanlage, die auch für die Aufbereitung von warmem Wasser genutzt wird, zählen die Brennstoffkosten in die Betriebskostenabrechnung hinein.

Entwässerung

Die Entwässerungsgebühr beziehungsweise, falls vorhanden, die Kosten, die die Entwässerungspumpe oder die Entwässerungsanlage verursachen, sind Ausgaben der Kategorie umlagefähige Nebenkosten.

Fernseher

Die monatlichen Grundgebühren für den Kabelanschluss, die Kosten für Betrieb und Wartung der Antennenanlage sowie die Verteileranlage.

Gartenpflege

Alles, was mit der Gartenpflege zu tun hat, kann kostentechnisch auf die Mieter verteilt werden. Dazu gehören übrigens auch Spielplätze, die auf dem Grundstück stehen.

Gebäudereinigung

Die Reinigung aller von den Mietern gemeinsam genutzter Bereiche innerhalb des Hauses wie zum Beispiel Eingangsbereich, Treppen, Aufzug, Flure, Gemeinschaftswaschküche und alle anderen Räume, zu denen alle Bewohner Zugang haben.

Hausmeister

Wird ein Hausmeister fest eingestellt oder ein Hausmeisterservice beauftragt, dann können die Rechnungen anteilig auf die Mieter umgelegt werden.

Heizung

Alle Heizkosten, die zum Betrieb der Zentralheizung gehören, inklusive der Abgasanlage sowie ihrer Eichung; Fernwärme, Reinigungs- und Wartungskosten von Etagenheizungen können vom Vermieter umgelegt werden.

Müllabfuhr

Gehört zum Gebäudekomplex auch eine Müllkompressoranlage kann der Vermieter die Betriebskosten für diese beim Mieter als Nebenkosten anteilig berechnen. Falls nicht, sind es die traditionellen Gebühren für die Müllabfuhr.

Schornsteinfeger

Ein umlagefähiger Nebenkostenpunkt ist die Reinigung des Schornsteins durch den Schornsteinfeger.

Sonstige Kosten

Umlagefähige Nebenkosten sind auch alle anderen, notwendigen und wiederkehrenden Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Immobilie stehen. Sie müssen jedoch im Mietvertrag genau aufgeführt sein.

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Die Ungezieferbeseitigung im Gebäude ist als ein Betriebskostenpunkt zu sehen.

Steuer

Die Grundsteuer zählt zu den umlagefähigen Nebenkosten, die Grunderwerbssteuer hingegen nicht.

Straßenreinigung

Die laufenden Kosten für die Straßenreinigung, Schneeschippen und Eisentfernen gelten als umlagefähige Nebenkosten.

Versicherungen

Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltanks und den Aufzug; Sachversicherungen zum Beispiel eine Glasversicherung sowie die traditionellen Versicherungen gegen Elementarschäden, Feuer, Wasser und Sturm.

Warmwasser

Die Reinigung und Wartung von individuellen Warmwassergeräten aber auch die Kosten, die durch das zentrale Erwärmen des Wassers entstehen, sind Teil der Betriebskostenabrechnung.

Waschküche

Wenn das Mehrfamilienhaus über eine Waschküche verfügt, die von allen Mietern genutzt wird, dann werden die Stromkosten sowie die Reinigungs- und Wartungsgebühren auf alle Nutzenden umgelegt.

Wasserversorgung

Grundgebühr, Wasserzähler sowie dessen Eichung und Wartung zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Hat die Immobilie auch eine hauseigene Wasserversorgungsanlage oder Wasseraufbereitungsanlage, können diese Betriebskosten auch Teil der Umlage an die Mieter sein.

Wie und wann erfolgt die Betriebskostenabrechnung?

Jeden Monat zahlen die Mieter mit ihrer regulären Miete einen Teil der BetrKV-Kosten, quasi als Vorauszahlung. Vermieter, oder die von ihnen mit der Erstellung des Mietvertrags beauftragten Immobilienprofis, sollten die Höhe der monatlichen Vorauszahlung der Nebenkosten und umlagefähigen Nebenkosten als Teil der regulären Miete so kalkulieren, dass der Mieter am Ende des Jahres keine hohen Nachzahlungsforderungen erhält. Die Vorauszahlung der zu erwartenden Betriebskosten sollte folglich angemessen auf zwölf Monate verteilt werden. 

Denn: Einmal im Jahr muss der Vermieter, oder die Hausverwaltung in seinem Namen, laut § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Nebenkostenabrechnung, beziehungsweise die Betriebskostenabrechnung erstellen. Diese Abrechnung sollte so formuliert sein, dass der Mieter sie versteht. Profis sollten zu viele Fachbegriffe vermeiden und lieber die Kostenpunkte konkret beim Namen nennen. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Eine Auflistung der Nebenkosten bis zum 31. Dezember des vergangenen Jahres, kann folglich bis Silvester dieses Jahr zugestellt werden. Sollte der Mieter zu wenig bezahlt haben, gibt es eine Nachzahlung. Hat der Vermieter zu viel berechnet, erhält der Mieter vom Vermieter eine Rückzahlung in Höhe seiner geleisteten Vorauszahlungen.

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Steht im Mietvertrag nichts zum Thema Nebenkosten und umlagefähige Nebenkosten, dann muss der Mieter auch keine Betriebskosten bezahlen.

Welche Nebenkosten müssen im Mietvertrag aufgeführt sein?

Im Mietvertrag müssen die umlagefähigen Nebenkosten nicht einzeln extra aufgeführt sein – es reicht dem Gesetzgeber aus, wenn ein Verweis auf den Paragraphen zwei der Betriebskotenverordnung im Vertrag zu finden ist. Das wird standardisiert mit der Formulierung „Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung“ rechtlich wirksam abgegolten.

Sollte der Vermieter jedoch jeden möglichen Nebenkostenpunkt aufführen wollen, muss der Mieter nur das anteilig zahlen, was wirklich auf der Auflistung genannt ist. Beispielhafte Nennungen oder unvollständige Angaben der Nebenkosten gehen zulasten des Vermieters, denn auf diesen Beträgen bleibt er dann sitzen.

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Eine Alternative zur Nebenkostenabrechnung ist die Betriebskostenpauschale. Dabei ist eine Klausel zur Erhöhung der Pauschale in der Zukunft zulässig.

Nebenkosten bei Leerstand: Wer zahlt?

Steht ein Haus leer, kommt der Hauseigentümer alleine für die Nebenkosten auf. Herrscht Leerstand in einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus, muss der Eigentümer in seiner Funktion des Vermieters, die Betriebskosten bezahlen. Auf keinen Fall dürfen die Nebenkosten bei Leerstand einer Wohnung auf die anderen Mieter in derselben Immobilie umgerechnet werden.