Hausverwaltung: Aufgaben, Kosten und Auswahl

Eine gute Hausverwaltung übernimmt für Eigentümer die Verwaltung beinahe komplett. Was genau zu den Aufgaben der Dienstleister gehört, was hingegen nicht, wie viel die Tätigkeit der Profis kostet und wie Sie eine geeignete Immobilienverwaltung findet, erfahren Sie im Folgenden.

Das Wichtigste in Kürze

• Hausverwaltungen werden aufgeteilt in Verwaltung für gewerbliche Objekte, Sondereigentumsverwaltung, Mietverwaltung und die Verwaltung für Eigentümergemeinschaften.

• Die Aufgaben der Hausverwaltung müssen genau definiert werden und variieren je nach Immobilie.

• Die Basis für ihre Bezahlung ist eine monatliche Pauschale pro Wohneinheit.

Was bedeutet Hausverwaltung?

Die Hausverwaltung ist ein Unternehmen oder eine Fachkraft, die die Immobilienverwaltung und Instandhaltung des Objekts im Auftrag des oder der Eigentümer übernimmt. Eine weitere Möglichkeit der Hausverwaltung ist die digitale Hausverwaltung mittels einer Software.

Die Arten der Hausverwaltung werden unterteilt in:

• Hausverwaltung für Mietwohnungen

• Hausverwaltung für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)

• Immobilienverwaltung von gewerblichen Objekten und Industriegebäuden

• Hausverwaltung für Sondereigentum: ausschließlich für eine einzelne Eigentumswohnung und deren Eigentümer zuständig

Je nach Art des Gebäudes oder der Wohneinheit hat die Hausverwaltung im Detail leicht modifizierte Aufgaben und Pflichten. Die Mietverwaltung fungiert als Schnittstelle zwischen den Mietern der Wohnung oder des Hauses und den Eigentümern, also den Vermietern. Eine WEG-Verwaltung hingegen vertritt die Eigentümer auch legal nach außen hin.

Aufgaben einer Hausverwaltung

Was eine Hausverwaltung macht oder nicht, ist nicht allgemeingültig bis ins letzte Detail festgelegt. Die Kompetenzen und Aufgaben müssen daher zwingend in einem Verwaltervertrag festgelegt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Manche Hausverwaltungen haben einen Standardvertrag, andere gestalten die Zusammenarbeit mit den Eigentümern jedes Mal komplett individuell.

Wichtig

Die Haftungsverhältnisse müssen im Vertrag zwischen Hausverwaltung und Eigentümern deutlich beschrieben sein.

Die Aufgabenfelder einer Hausverwaltung können grob in kaufmännische, technische und juristische Verwaltung aufgeteilt – wobei die Details sich aufgrund der Art der von Ihnen benötigten Hausverwaltung und des Objekts selbst stark unterscheiden.

Hinter den kaufmännischen Verwaltungsaufgaben verbergen sich die finanziellen Aspekte einer Immobilie. Handelt es sich um die Verwaltung von Mietwohnungen, so fällt es der Hausverwaltung zu, Mietverträge festzulegen. Mieterhöhungen zu kommunizieren und Mietzahlungen einzutreiben, fällt hingegen in den juristischen Aufgabenbereich. 

Eine Mieterverwaltung muss sich ebenfalls um die Belange und Rechte der Mieter kümmern, die Nebenkostenabrechnung anfertigen, Versorgungsdienstleistungen wie Warmwasser und Strom bezahlen und Buch darüber zu führen, sowie die Tätigkeiten externer Dienstleister und Handwerker organisieren, koordinieren und bezahlen. Wobei der letzte Punkt nicht mehr zu den kaufmännischen, sondern zu den technischen Verwaltungsaufgaben zählt. In diese Kategorie fällt auch das regelmäßige Überprüfen des generellen Gebäudezustands.

In einem klassischen Verwaltervertrag für eine Eigentümergemeinschaft steht meist, dass die Hausverwaltung für das Gemeinschaftseigentum verantwortlich ist, sich also um alles rund um die Briefkästen, Haustür, Klingel, Aufzüge, Treppenhaus, Gemeinschaftsräume, Müllräume, Keller, Garten, Waschküche und alles andere kümmert, was alle Mieter sowie Vermieter betrifft. Weitere kaufmännische Aufgaben sind die Erstellung eines Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung sowie der einzelnen Abrechnungen für Betriebskosten und Nebenkosten. 

Die Hausverwaltung kümmert sich auch darum, dass eine ausreichende Instandhaltungsrücklage für alle Wohneinheiten und Parteien angelegt wird und anfallende Beiträge gerecht unter den Eigentümern aufgeteilt werden. Zu den juristischen Aufgaben einer Hausverwaltung zählt es auch, eventuelle Schadensfälle der Versicherung zu melden sowie die Eigentümer über gesetzliche Veränderungen, beispielsweise im Wohnungseigentumsgesetz zu informieren, die sie betreffen könnten.

Dafür ist die Hausverwaltung nicht zuständig

Eine Hausverwaltung ist kein Hausmeisterservice. Zwar kann sie einen solchen im Namen der Eigentümer beauftragen und bei ausbleibender Leistung Beschwerde einreichen. Aber die Hausverwaltung selbst führt weder die Dienste eines Hausmeisters noch Reparaturen aus.

Tipp

Neuvermietungen von Häusern und Wohnungen fallen ebenfalls nicht in das klassische Aufgabenfeld einer Hausverwaltung. Hätten Sie gerne, dass die Hausverwaltung die Neuvermietung übernimmt, dann muss das im Vertrag explizit festgelegt und am besten auch gleich mit einer Vergütung beziffert werden.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Hausverwaltungen eines Wohnobjekts werden pro Wohneinheiten bezahlt. Diese Grundvergütung gibt es sowohl für Mietverwalter als auch für WEG-Verwalter und sie variiert zwischen 23,80 Euro und 35,70 Euro je Einheit und Monat. Diese Durchschnittswerte ermittelte die im Mai 2024 vorgestellte Verwalterentgeltstudie des Center for Real Estate Studies (CRES). Dabei spielen Faktoren wie die Größe des Objekts und der generelle Verwaltungsaufwand der Immobilie mit rein. Hinzu kommen zwischen drei und fünf Euro für jede Garage oder jeden Stellplatz und 60 Euro pro Stunde der Teilnahme an einer Eigentümerversammlung. Auch virtuell.

Für die Durchführung außerordentlicher Leistungen, die entweder im Vertrag spezifiziert oder gar nicht enthalten sind, werden Hausverwaltungen eine zusätzliche Bezahlung verlangen. Die Planung und Koordinierung von Modernisierungsmaßnahmen sowie die Überwachung der Arbeiten fallen beispielsweise in diese Kategorie. Die Vergütung liegt dabei bei drei bis fünf Prozent des Gesamtauftragsvolumens. Sind die Arbeiten also 5.000 Euro wert, dann stellt die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft dafür 250 Euro Verwaltungskosten in Rechnung.

Wie findet man eine gute Hausverwaltung?

Bei der Suche nach einer passenden Hausverwaltung gilt: Lassen Sie sich mehrere Angebote von unterschiedlichen Firmen im Umkreis der zu verwaltenden Immobilie machen. Vergleichen Sie die Leistungen und die Kosten. Lassen Sie sich außerdem Zertifikate und Referenzen zeigen.

Eine gute Hausverwaltung:

• hat klare vertragliche Regelungen, an die sie sich hält.

• klärt alle Haftungsfragen im Vertrag.

• ist abgesichert in den Bereichen Betriebshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht und Vertrauensschäden.

• arbeitet transparent und gibt zu allen Themen Auskünfte.

• kann eine Mitgliedschaft in einem Verwalterverband wie beispielsweise dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV), dem Bundesfachverband der Immobilienverwalter (BVI) oder dem Immobilienverband Deutschland (IVD) vorweisen.

• kann Referenzen anderer Eigentümer nachweisen.

• absolviert mit den Eigentümern zusammen eine umfangreiche Erstbegehung vor Vertragsunterschrift.

• kontrolliert regelmäßig und unaufgefordert das Objekt.

• steht regelmäßig in Kontakt mit den Eigentümern und den Mietern.

Kommen wir zu der Person, die von der Hausverwaltung mit der Verwaltung Ihres Objekts betraut wird: Immobilienverwalter ist in Deutschland kein spezieller Ausbildungsberuf. Dennoch haben Wohnungseigentümer seit dem 1. Dezember 2023 den grundsätzlichen Anspruch, einen von der IHK zertifizierten Verwalter zu beauftragen. Das ist allerdings kein Muss vonseiten der Eigentümer.

Ein solch zertifizierter Verwalter ist eine Person, die bei einem der Verbände eine diesbezügliche Prüfung bestanden hat. Gleichgestellt, auch ohne extra Prüfung, sind Immobilienkaufleute, Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, Immobilienfachwirte oder Hochschulabsolventen mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft sowie Richter.

Info

Laut des Bundesfachverbands für Immobilienverwalter nehmen viele Hausverwaltungen nur noch Wohnanlagen mit zehn oder mehr zu betreuenden Wohneinheiten an – vor allem, wenn es sich um Wohnungseigentümergemeinschaften handelt. Bei kleineren Immobilien würden die Firmen nämlich immer häufiger draufzahlen.